EMPRESAS: Copersucar aplica tecnologias e aumenta eficiência fiscal

Porto Alegre, 21 de fevereiro de 2022 – A Copersucar desenvolveu sistemas
que otimizaram o tempo e proporcionaram mais segurança no processamento de
notas fiscais geradas no seu terminal portuário localizado em Santos e na
operação de distribuição de açúcar entre as suas usinas associadas e seus
clientes industriais.

No caso do recebimento de açúcar e grãos para exportação no Porto de
Santos, o controle dos documentos fiscais, que era feito a partir da checagem
manual das notas impressas associadas às cargas dos trens, caminhões e navios,
e levava em torno de seis horas, passou a ser concluído em apenas dez minutos.

O aumento da produtividade foi alcançado a partir da parceria entre os times
Operacional e de Tecnologia e Processos da companhia. Ajustes no sistema ERP da
empresa geraram um consistente ganho operacional, uma vez que o tempo gasto na
execução do trâmite fiscal foi reduzido em trinta e seis vezes, e os erros
humanos, principalmente na transcrição de informações das versões
impressas, foram eliminados. Esta automação também permitiu que o controle e
monitoramento das notas fossem realizados de maneira remota, facilitando a
adaptação ao trabalho home office. A solução agregou maior segurança aos
processos e aprimorou ainda mais o compliance fiscal da empresa.

Mercado Interno

O outro processo contábil que passou por modernização foi o rastreamento
de notas fiscais dos Big Bags, que contou com investimento em tecnologia RPA.
Para abastecer os seus mais de 300 clientes industriais, a Copersucar usa
grandes recipientes de polipropileno (Big Bags), com capacidade de carregar
1.200 kg de açúcar cada um. Anualmente, mais de 1,5 milhão de Big Bags
circulam entre as usinas de cana-de-açúcar associadas à Copersucar, o centro
de triagem e as fábricas dos clientes, que precisam ser bem armazenados e
administrados para manter a sua vida útil preservada, contribuindo para o
processo de logística reversa.

Um ponto importante neste sistema circular é o controle fiscal e de
emissão de notas de remessa, onde qualquer erro nestes documentos pode
prejudicar o fluxo de embalagens reutilizáveis. A gestão das embalagens tomava
muito tempo das equipes, que precisavam garantir a conciliação entre o
físico e o contábil, além de gerar uma demanda adicional no preenchimento de
cartas de circularização e de geração de extrato de Notas Fiscais das
embalagens pendentes de devolução, o que potencializava alterações de saldo
e prazo.

Para aprimorar este acompanhamento, a Copersucar criou um sistema RPA
(Robotic Process Automation) que emite, em poucos minutos, um extrato detalhado
com todas as notas fiscais dos bags em posse dos clientes de acordo com as datas
de emissão, facilitando a gestão do inventário e tornando o processo de
logística reversa desses contentores mais ágil. Além do tempo ganho na
execução dos processos, tornando-os mais simples, eficientes e acessíveis, o
novo sistema tem o objetivo de melhorar o compromisso tributário e favorecer a
questão econômica, uma vez que reduz a necessidade de produção de novas
embalagens para serem colocadas no circuito.

Este desenvolvimento partiu de uma estratégia de robotização da companhia
iniciada há quase dois anos que envolve 25 robôs executando as mais diversas
tarefas, desde lançamento de documentos, leitura e tomada de ação com base na
análise de e-mails, até a conferência minuciosa de todas as cláusulas dos
contratos.

Uma mudança de dentro para fora

A Copersucar, maior comercializadora de açúcar e etanol do mundo, possui
uma equipe interna de tecnologia, para que cada vez mais as mudanças aconteçam
de dentro para fora. Dessa forma, possibilita a autossuficiência de sua
produção e o seu aprimoramento tecnológico. Composta atualmente por 34 usinas
associadas, a companhia incentiva que a área de TI seja uma contribuição
para todos.

“Especializar a empresa também na área de tecnologia, utilizando-se das
necessidades apontadas pelos colaboradores como motivadores do aperfeiçoamento
de cada setor, possibilita o desenvolvimento de uma rede colaborativa de
melhorias, um dos pilares de nosso negócio. A companhia e as usinas
compartilham suas inovações e evoluções, da teoria até a prática. Dessa
forma, conseguimos fazer com que o setor cresça ainda mais” ressalta Dalbi
Arruda, gerente-executivo de Tecnologia e Processos da Copersucar.

As informações partem da assessoria de imprensa da Copersucar.

Revisão: Fábio Rübenich (fabio@safras.com.br) / Agência SAFRAS

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